Déclaration de protection des données

1. À propos de nous

Scola Bumbaia, 2300 La Chaux-de-Fonds, exploite plusieurs outils numériques pour son fonctionnement général.

Nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Dans cette déclaration de protection des données, nous vous informons de manière transparente et compréhensible sur les données personnelles que nous collectons et sur la manière dont nous les traitons.

La présente déclaration de protection des données couvre l’utilisation de tous les outils internes.

2. Données collectées

2.1. Données collectées par type d’utilisateur

Pour chaque type d’utilisateur sont listés ci-dessous les données personnelles collectées, la méthode de collection, l’utilisation faite des données, sur quelle plateforme elles sont stockées et à quels tiers elles sont transmises.

L’accès aux données personnelles est décrit pour chaque plateforme, dans la section « Sous-traitants ».

Membres de l’association Scola bumbaia

Données personnelles collectées : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, coordonnées bancaires, assurance RC

Une photo est demandée aux enseigants et aux membres du comité.

Méthode de collection : demandées directement aux personnes concernées, ou déjà en notre possession de par la fonction des personnes selon un autre type d’utilisateur.

Utilisation des données personnelles :

• Collaboration à l’interne l’association Scola Bumbaia (toutes les données mentionnées ci-dessus)
• Information de contact à l’externe de l’association (nom, prénom, adresse e-mail)

Stockage des données personnelles :

• Infomaniak
• Jotform
• Mailchimp (adresse mail pour la newletter)

Elèves de Scola Bumbaia

Données personnelles collectées : nom, prénom, date de naissance, genre, nationalité, adresse postale, allergies, particularité en lien avec l’apprentissage et la santé, assurance accident, assurance RC, assurance maladie, année scolaire

Méthode de collection : Formulaire d’inscription en ligne

Utilisation des données personnelles :

• Communications
• Publication des effectifs
• Vérification de l’âge
• Contrôle des présences
• Facturation écolage

Stockage des données personnelles :

• JotForm
• Infomaniak

Contacts de Scola Bumbaia

Données collectées (peut varier d’une personne à l’autre) : nom, prénom, genre, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, langue parlée.

Méthode de collection : contacts directs

Utilisation des données personnelles :

• Correspondances
• Réseautage

Stockage des données personnelles

• Infomaniak

2.2. Conditions de traitement des données

Nous traitons vos données en toute bonne foi et conformément aux finalités définies dans la présente déclaration de protection des données. Ce faisant, nous veillons à un traitement transparent et proportionné.

Si, exceptionnellement, nous ne pouvons pas respecter ces principes, le traitement des données peut tout de même être légal, dans la mesure où il existe un motif justificatif. Un motif justificatif peut être notamment:

• votre consentement ;
• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• le respect de dispositions légales ;
• nos intérêts légitimes, dans la mesure où vos intérêts ne prévalent pas.

Il se peut que vous soyez obligé de nous fournir certaines données à caractère personnel afin que nous puissions vous fournir certains services ou établir des relations commerciales avec vous. Sans ces données, nous ne sommes généralement pas en mesure de vous fournir ces services ou d’exécuter un contrat.

2.3. Révocation du consentement de traitement de vos données

Si vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques, nous traitons vos données dans le cadre de ce consentement, sauf si nous disposons d’un autre motif justificatif. 

Vous pouvez à tout moment révoquer le consentement que vous avez donné en envoyant un e-mail à info@scola-cdf.ch. Les traitements de données déjà effectués ne sont pas concernés.
 Si vous vous êtes abonné à nos newsletters ou à nos communiqués de presse, vous pouvez cliquer sur le lien indiqué en bas de l’e-mail pour vous désabonner.

2.4. Transmission à des tiers

Nous pouvons être amenés à recourir aux services de tiers ou de sociétés affiliées (appelés sous-traitants) et à leur confier le traitement de vos données. Les sous-traitants auxquels nous confions vos données sont principalement des prestataires de services informatiques (hébergement, support, services cloud, conception de sites web, etc.).

Afin de remplir notre mission, nous pouvons également transmettre des données à caractère personnel aux catégories de destinataires suivantes :

• Organisations partenaires ;
• Confédération/Cantons/Communes ;
• Prestataires de services de paiement ;
• Sociétés de conseil (juridique, fiscal, etc.) ;
• D’autre membre de l’association organisant des évènement dans le cadre de Scola Bumbaia

Nous veillons à ce que ces tiers et nos entreprises ou organisations liées respectent les prescriptions en matière de protection des données et traitent vos données personnelles de manière confidentielle. 

Dans certaines circonstances, nous sommes également tenus de communiquer vos données personnelles aux autorités. 

Vous trouverez la liste des sous-traitants chez lesquels nous gérons le stockage de données personnelles dans la section « Sous-traitants » de cette déclaration de protection des données.

Organisations tierces auxquelles nous transmettons régulièrement des données personnelles :

*Ces organisations peuvent être amenées à stocker des données personnelles à l’étranger. Dans la mesure du possible, nous le faisons avec le consentement des personnes concernées ou sur la base d’une relation contractuelle.

2.5. Durée de conservation des données

Nous ne conservons en principe les données à caractère personnel pour une durée indéterminé le temps nécessaire à la réalisation des différentes finalités pour lesquelles les données ont été collectées.

Les donées de contacts : Nom, Prénom, adresse mail, adresse postal et téléphone sont conservée pour une durée indéterninée dans le but de maintenir un contact et pour l’organistion de certains évènements de Scola Bumbaia comme des jubilés ou anniversaires.

2.6. Sécurité de vos données

Nous conserverons vos données en toute sécurité et prenons toutes les mesures appropriées pour protéger vos données contre toute perte, accès non autorisé, utilisation abusive ou modification.

Nos partenaires contractuels et nos collaborateurs qui ont accès à vos données sont tenus de respecter les dispositions légales relatives à la protection des données.

2.7. Vos droits

2.7.1. Droits d’accès

Vous pouvez à tout moment demander des informations sur les données que nous avons enregistrées à votre sujet. Nous vous prions d’envoyer votre demande de renseignements accompagnée d’un justificatif d’identité à info@scola-cdf.ch.

Vous avez également le droit de recevoir vos données dans un format de fichier courant lorsque nous traitons vos données de manière automatisée, et lorsque :

• vous avez donné votre consentement pour le traitement de ces données ; ou
• vous avez communiqué des données en rapport avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat.

Nous pouvons limiter ou refuser l’accès ou la remise des données si cela va à l’encontre de nos obligations légales, de nos propres intérêts légitimes ou de l’intérêt public ou des intérêts d’un tiers.

Le traitement de votre demande est soumis au délai de traitement légal de 30 jours. Nous pouvons toutefois prolonger ce délai en raison d’un volume élevé de demandes, pour des raisons juridiques ou techniques ou parce que nous avons besoin de plus amples informations de votre part. Vous serez informé de la prolongation du délai en temps utile.

2.7.2. Suppression et rectification

Vous avez à tout moment la possibilité de demander la suppression ou la rectification de vos données. Nous pouvons rejeter la demande si des dispositions légales nous obligent à conserver les données plus longtemps respectivement à ne pas les modifier ou si un motif d’autorisation s’oppose à votre demande.

Veuillez noter que l’exercice de vos droits peut, dans certaines circonstances, entrer en conflit avec des accords contractuels et avoir des conséquences sur l’exécution du contrat (par exemple, résiliation anticipée du contrat ou conséquences financières) ou conduire à la perte d’avantages ou de services.

2.7.3. Voies de recours

Si vous êtes concerné par le traitement de données à caractère personnel, vous avez le droit de faire valoir vos droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente. L’autorité de surveillance compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

3. Sous-traitants

Infomaniak

Les plateformes suivantes sont hébergées chez Infomaniak, en Suisse :

• Site web Scola bumbaia — https://Scola-cdf.ch
• E-mails (comptes des adresses @scola-cdf.ch)
• Listes de discussion e-mail
• Kdrive
• Contacts de Scola

La relation entre Scola Bumbaia et Infomaniak est établie via les conditions générales d’Infomaniak.

Accès aux données

Les données personnelles publiées sur le site web sont publiques. Les données personnelles stockées sur le Kdrive Infomaniak ne sont accessibles que par des membres du Comité et les enseigants-es selon la caractéristique et l’utilisation des données.

Localisation des données

Tous les serveurs d’Infomaniak se trouvent dans des centres de données en Suisse.

Plus de détails sur le traitement des données par Infomaniak sont donnés dans leur Data Processing Addendum.

JotForm

Scola Bumbaia utilise JotForm, un “software as a service” géré et hébergé par l’entreprise éponyme. JotForm est utilisé pour mettre en place des formulaires d’inscription en ligne, avec signature manuscrite numérique.

La relation entre Scola Bumbaia et JotForm est établie via les conditions générales de JotForm.

Accès aux données

Les données personnelles stockées sur JotForm sont accessibles par le comité de Scola Bumbaia

Localisation des données

JotForm héberge ses données sur des serveurs d’Amazon Web Services ou de Google, en Europe ou aux États-Unis. JotForm respecte le Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Plus de détails sur le traitement des données par JotForm sont donnés dans leur Politique de confidentialité.

MailChimp

Scola Bumbaia utilise MailChimp,pour envoyer son infolettre.

Les données personnelles des destinataires de notre infolettre sont stockées sur les serveurs de MailChimp aux USA. Sur mandat de notre part, MailChimp les utilise pour envoyer notre infolettre et l’évaluer. MailChimp peut par ailleurs exploiter ces données en vue d’optimiser ou d’améliorer ses services (p. ex. optimisation technique de l’envoi et de la présentation de l’infolettre).

Les infolettres comportent une balise (web-beacon), petit fichier téléchargé sur le serveur de MailChimp lors de leur ouverture afin de recenser des données techniques (p. ex. sur la messagerie et votre système d’exploitation, et aussi votre IP et la date).

MailChimp nous fournit également des relevés statistiques relatifs à l’infolettre : a-t-elle été ouverte ? quand ? quels liens ont-ils été activés ? Ces informations peuvent être rattachées à chaque destinataire. Cela nous permet de voir si nos infolettres sont lues et d’adapter le contenu en conséquence afin d’accroître leur pertinence pour les différents destinataires.

Vous trouvez de plus amples informations dans la déclaration de confidentialité d’Intuit, un groupe auquel est désormais rattaché MailChimp. MailChimp garantit un niveau adéquat de protection des données. Nous avons de plus conclu un accord de « Data-Processing » par lequel MailChimp s’engage à protéger les données de nos internautes, à les traiter sur mandat de notre part conformément aux dispositions de protection des données et en particulier à ne pas les transmettre à des tiers.

 

4. Nous contacter

Le responsable du traitement de données est :
 Scola Bumbaia
 Tourelles 19
 
2300 La Chaux-de-Fonds

 E-mail : info@scola-cdf.ch

4.1. Courrier électronique

Pour toute question ou demande, vous avez la possibilité de nous contacter par e-mail à l’adresse info@scola-cdf.ch. Si vous nous contactez par e-mail, les données suivantes seront traitées: adresse e-mail ; contenu, objet et date de votre e-mail ; données de contact que vous avez indiquées (p. ex. nom, numéro de téléphone, adresse).

Les données que vous nous transmettez sont enregistrées et nous servent à traiter votre demande.

4.2. Formulaire de contact

Sur notre site web, vous pouvez prendre contact avec nous via un formulaire de contact électronique. Les données que vous indiquez dans le masque de saisie, telles que votre nom, votre adresse e-mail, etc. nous sont alors transmises et enregistrées. 

Les données que vous nous transmettez sont enregistrées et nous servent à traiter votre demande.

5. Mises à jour de cette déclaration de protection des données

Nous pouvons modifier cette déclaration de protection des données à tout moment. Vous n’en serez pas informé explicitement, sauf changement majeur. Vous êtes donc responsable de la vérification régulière de cette déclaration. Si vous continuez d’utiliser les outils internes concernés après l’introduction d’éventuelles modifications, cela équivaut à votre acceptation de ces modifications.

25 novembre 2024